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入出金台帳作成のポイント

ＭＷＭ編集局

　

会社の経営を行う上で、入金・出金の管理は、大切な業務のひとつです。
たとえ収支上黒字になっていても、その入金がある前に大口の支払があると、資金がショートしてしまいます。
そうならないためにも、請求した会社からの入金予定および支払予定を把握し、残高が０にならないように管理する必要があります。

今回は、入出金の管理に使う台帳作成のポイントについて説明します。

　

・まずは、請求一覧・支払一覧を作成

毎月どれくらい売上が上がり、どれくらい支払をしなければいけないかを、一覧にまとめている方は多いと思います。
その表を作成する際、フォーマット（Ｆ文）を同じ内容にしておくと、後で集計しやすくなります。

　

  ＜売上（請求）一覧の例＞
 　 

　
＜支払予定一覧の例＞

　

ここでのポイントは、４列目のように、入金・出金ごとに異なるコードを付けて、１件１データとして扱えるようにしておくことです。
また、こういった一覧では、２列目のように項目の発生した日付だけを記載している方が多いと思いますが、１０列目に入金・出金が実際に行われる日付を記載しておくと、入出金台帳を作成するときに便利です。

　

・入金･集金一覧のデータを台帳に転記

入金・出金の一覧を用意したら､今度はその内容を入出金の予定表に転記します。

　
　 ＜入出金予定一覧の例＞
＊ 画面には表示されていませんが、ページいっぱいまで、空白行となっています。
　
１． 入金・出金一覧をＲＣ命令で、縦につなぎます。

　　ＲＣ［Ｅｎｔｅｒ］（入金一覧のページ番号），（出金一覧のページ番号）［Ｅｎｔｅｒ］１［Ｅｎｔｅｒ］
　　
２． つないだ表を、Ｘ命令で裏画面にし、入出金一覧を画面に読み出します。

　　Ｘ［Ｅｎｔｅｒ］
　　Ｒ［Ｅｎｔｅｒ］（入出金一覧のページ番号）［Ｅｎｔｅｒ］
　
３． ＩＣＢ命令で、コード番号の列を入出金一覧の表に挿入します。

　ＩＣＢ［Ｅｎｔｅｒ］４−５［Ｅｎｔｅｒ］１２［Ｅｎｔｅｒ］
　
４． ＤＬ命令で、不要な空白行を削除します。

　　ＤＬ［Ｅｎｔｅｒ］Ｃ１２＝””［Ｅｎｔｅｒ］

＊ 裏画面のデータ行が、おもて画面の行数より多くて、データがすべて転記されていない場合

ＲＶ命令で、いったんコード番号の列を挿入する前に戻し、ＩＬＳ命令で空白行を追加します。
その際、ＳＥＴＣ命令の１０番「ページの拡張」を「２‥拡張」にしておくと、複数ページ分の空白行が追加できます。
空白行を追加後、再度コード番号の列の挿入を行います。

　
５． ＵＰＤ命令で、入金・出金の予定日と会社名を転記します。

　ＵＰＤ［Ｅｎｔｅｒ］
　［Ｅｎｔｅｒ］（書きかえるのは画面）
　［Ｅｎｔｅｒ］（照合するページは裏画面）
　［Ｅｎｔｅｒ］１２（画面のキー列は１２列目）
　［Ｅｎｔｅｒ］４（照合するページのキー列は４列目）
　［Ｅｎｔｅｒ］Ｒ［Ｅｎｔｅｒ］１０［Ｅｎｔｅｒ］２［Ｅｎｔｅｒ］（２列目を照合するページの１０列目に置換え）
　［Ｅｎｔｅｒ］Ｒ［Ｅｎｔｅｒ］６［Ｅｎｔｅｒ］４［Ｅｎｔｅｒ］（４列目を照合するページの６列目に置換え）
　［Ｅｎｔｅｒ］［Ｅｎｔｅｒ］
　
６．

次に、計算式を使って、入金・出金のデータを転記します。

　ＸＣ８＝Ｃ６，Ｃ１２＝”ｉ＊”［Ｅｎｔｅｒ］（１２列目が”ｉ”で始まる行に、裏画面の８列目を、６列目に転記）
　ＸＣ８＝Ｃ８，Ｃ１２＝”ｏ＊”［Ｅｎｔｅｒ］（１２列目が”ｏ”で始まる行に、裏画面の８列目を、８列目に転記）
　
以上で、データの転記は終了です。

　

・不要なデータの削除と差引残高の計算

転記したデータには、４月に入金されるものも含まれています。
次は、入金・出金を日付順に並べかえ、不要なデータを削除し、差引残高を計算します。

　
１． Ｓ命令で、入金･出金の日付順に、データを並べかえます。

　Ｓ［Ｅｎｔｅｒ］
　［Ｅｎｔｅｒ］（画面のデータを並べかえ）
　［Ｅｎｔｅｒ］２（１番目のキー列は２列目の「日付」）
　［Ｅｎｔｅｒ］３（並べ方は、数字小さい順）
　［Ｅｎｔｅｒ］６（２番目のキー列は６列目の「入金」）
　［Ｅｎｔｅｒ］１（並べ方は、文字正順）
　［Ｅｎｔｅｒ］［Ｅｎｔｅｒ］（結果を画面に表示）

２． 不要な４月入金予定のデータを削除します。

　ＤＬ［Ｅｎｔｅｒ］Ｃ２＝＞２００２０４００（２００２年４月以降のデータを削除）

　
３． ＡＣＭ命令で、入金・出金の累計を計算します。
計算結果は、ワークエリアに書き込みます。

　ＡＣＭ［Ｅｎｔｅｒ］Ｃ６，Ｗ１（入金の累計をワークエリアの１列目に書き込む）［Ｅｎｔｅｒ］［Ｅｎｔｅｒ］
　ＡＣＭ［Ｅｎｔｅｒ］Ｃ８，Ｗ２（出金の累計をワークエリアの２列目に書き込む）［Ｅｎｔｅｒ］［Ｅｎｔｅｒ］

＊ ワークエリアの内容は、ＤＷ命令で確認できます。
＊ 前月の繰越金を含めて差引残高を計算する場合は、ＡＣＭ命令を行う前に、先頭行の前に繰越金の行を挿入しておきます。
　
４． 入金と出金の累計から、差引残高を計算します。

　Ｗ１−Ｗ２＝Ｃ１０［Ｅｎｔｅｒ］

　
５． 計算結果にカンマを挿入し、コード番号の列を会社名の前に移動して、台帳の完成です。
　
ここでのポイントは、並べかえを行う際、入金データの並べかえを「文字正順」で行うことです。
同じ日付に入金と出金が行われる場合、入金のデータを文字正順で並べかえることで、出金が先に計算の対象となります。
また、入金･出金の累計の書き込み先にワークエリアを使うことで、累計結果を書き込む列が不要になります。

　

上記の手順で作成した入出金台帳の差引残高に、マイナスの表示がある場合は、資金がショートしていることになります。
そうならないように、
　・入金の日付を早める
　・借入をして資金を用意する
　・出金の日にちをずらす
などの対策を行います。
そして、再度台帳を作成して、マイナスをなくすようにすれば、資金対策の目安となります。

　

・補足
＊ ＵＰＤ命令について詳しくは､「命令辞典｣をご覧ください。

　

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